> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://gitbook.clockin.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://gitbook.clockin.de/analyse/sicherheit/entgeltunterlagen-in-clockin.md). # Entgeltunterlagen in clockin In diesem Artikel erfährst du, wie du Entgeltunterlagen in clockin kennzeichnest, gesammelt exportierst und vor versehentlichem Löschen schützt. Entgeltunterlagen sind die Nachweise, die du zu jedem Mitarbeiter führen musst, damit Löhne, Gehälter und Sozialversicherungsbeiträge nachvollziehbar sind – zum Beispiel Immatrikulationsbescheinigungen, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs oder Personalfragebögen. Genau diese Unterlagen fragt die Deutsche Rentenversicherung bei einer Betriebsprüfung an, und ein Teil davon muss elektronisch geführt werden (§ 8 BVV). In diesem Artikel findest du: * [Was dir clockin dabei bringt](#clockinbietet) * [Dokument als Entgeltunterlagen kennzeichnen](#kennzeichnen) * [Entgeltunterlagen finden und exportieren](#findenexportieren) * [Beim Löschen aufmerksam werden](#loeschen) {% hint style="info" %} **Protokollierung von Änderung.** Durch das **Sicherheitsprotokoll** in der Analyse ermöglicht clockin dir das Nachweisen von Änderungen der Dokumente. Das ermöglicht dir ein BVV konformes arbeiten. [*Genauere Informationen dazu findest du hier: Was ist das Sicherheitsprotokoll?*](/analyse/sicherheit/sicherheitsprotokoll.md) {% endhint %} {% embed url="" %} ## **Was dir clockin dabei bringt** * **Kein Suchen im Prüfungsfall.** Du kennzeichnest relevante Dokumente einmal beim Upload – und stellst sie später in wenigen Klicks für Betriebsprüfung oder Steuerberatung zusammen. * **Prüfungsgerechte Ablage.** Jede Unterlage liegt als eigene Datei, eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet, in der digitalen Personalakte. * **Auch nach dem Austritt verfügbar.** Unterlagen archivierter Mitarbeiter bleiben vollständig erhalten und exportierbar. * **Schutz vor versehentlichem Löschen.** clockin warnt dich, wenn du eine gekennzeichnete Unterlage löschen willst. So nutzt du es: ## **1) Dokument als Entgeltunterlage kennzeichnen** 1. Mitarbeiter auswählen, Reiter **„Personalakte“** öffnen, passenden Ordner wählen. Auf **„+ Anhang auswählen“** klicken und die Datei auswählen.\\ ![Bildschirmfoto 2026-09-17 um 16.17.09](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-8da7bbf29d9dc1fae304965439953f4d3c8ba383%2F959c74738dac8598.png?alt=media) 2. Häkchen bei **„Entgeltunterlage“** setzen und "**Hochladen**" klicken\ \\ ![Bildschirmfoto 2026-09-17 um 16.18.28](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-7112238841e2c9370f7e30a768b2aa546ae07cfa%2F3a0b91d4314ddff9.png?alt=media) \ \\ Details zum Upload: [*Wie lade ich Dokumente in die digitale Personalakte hoch?*](/mitarbeiter/onboarding-stammdaten/wie-lade-ich-dokumente-in-die-personalakte-hoch.md) {% hint style="success" %} **Empfehlungen:** * eine Datei pro Unterlage * Format PDF, JPG, PNG, BMP oder TIFF * eindeutiger Dateiname ohne Leer- und Sonderzeichen {% endhint %} ## **2) Entgeltunterlagen finden und exportieren** 1. Mitarbeiter auswählen, Reiter **„Personalakte“** öffnen und "**Dokumente exportieren**" klicken.\\ ![Bildschirmfoto 2026-09-17 um 16.20.49](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-130ff7e44e55cb917614f25ec19e960f7386c421%2Fe82f6c4dc256264d.png?alt=media) 2. Du kannst den Schieberegeler betätigen und dir nur die als Entgeltunterlagen markierten Unterlagen anzeigen lassen. Außerdem kannst du einen Zeitraum einstellen und die Dokumente manuell auswählen die exportiert werden sollen.\\ ![Bildschirmfoto 2026-09-17 um 16.23.37](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-e5e275dcc9d6d10adea64f20215c6e461e33bdd3%2F797dbcb7c46cd088.png?alt=media) \ \\ 3. Export starten – du erhältst eine ZIP-Datei. Deine Originale bleiben unverändert in der Personalakte. Der Export ist eine Kopie zur Weitergabe, zum Beispiel an die Steuerberatung – **keine euBP-Meldung** an die Deutsche Rentenversicherung. Jede Unterlage bleibt eine einzelne Datei, abgelegt in einem Ordner pro Mitarbeiter. Das Paket wird im Hintergrund erstellt, den Download-Link erhältst du per E-Mail. ## **3) Beim Löschen aufmerksam werden** clockin weist dich an zwei Stellen auf mögliche Aufbewahrungsfristen hin: beim Löschen eines gekennzeichneten Dokuments aus der Personalakte und beim endgültigen Löschen eines archivierten Mitarbeiters, für den Entgeltunterlagen hinterlegt sind. Der Hinweis blockiert nichts – du entscheidest. Wenn du unsicher bist: archivieren statt löschen. Archivierte Mitarbeiter behalten alle Daten und Dokumente, belegen aber keine Lizenz. ([Mitarbeiter komplett löschen](/mitarbeiter/offboarding-archivierung/mitarbeiter-komplett-loeschen.md) = Löschen ist endgültig.) {% hint style="info" %} **Gut zu wissen:** Du entscheidest, welche Dokumente du kennzeichnest. clockin prüft nicht, ob deine Unterlagen vollständig oder rechtlich erforderlich sind, übernimmt keine Lohnabrechnung und erfüllt nicht automatisch alle Pflichten aus der BVV. **Konkrete Fragen zu Aufbewahrungsfristen klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.** {% endhint %} **Quellen:** [§ 8 BVV](https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html) · [Gemeinsame Grundsätze nach § 9a BVV (PDF)](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/SharedDocs/Downloads/DE/Fachliteratur_Kommentare_Gesetzestexte/summa_summarum/rundschreiben/2022/gem_grundsaetze_entgeldunterlagen_beitragsabrechng.pdf) · [§ 28f SGB IV](https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28f.html) · [euBP](https://www.deutsche-rentenversicherung.de/DRV/DE/Experten/Arbeitgeber-und-Steuerberater/elektronisch-unterstuetzte-Betriebspruefung-euBP/elektronisch-unterstuetzte-betriebspruefung-eubp_node.html) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://gitbook.clockin.de/analyse/sicherheit/entgeltunterlagen-in-clockin.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.