> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://gitbook.clockin.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://gitbook.clockin.de/mitarbeiter/mein-bereich/wie-kann-ich-eine-vertretung-in-clockin-festlegen-wenn-ich-eine-abwesenheit-einstelle.md). # Wie kann ich eine Vertretung in clockin festlegen, wenn ich eine Abwesenheit einstelle? In clockin hast du die Möglichkeit deine Vertretung einzutragen, wenn du eine Abwesenheit beantragst. In diesem Artikel erklären wir dir, wie das geht. [Was versteht man unter der Abwesenheitsvertretung?](#A) [Wie aktiviere ich die Abwesenheitsvertretung?](#B) [Wer kann als Vertretung zugewiesen werden?](#C) [Wie lege ich eine Abwesenheit mit festgelegter Vertretung an?](#D) [Wo wird in clockin angezeigt, wer den abwesenden Mitarbeiter vertritt?](#E) {% embed url="" %} *** ## **Was versteht man unter der Abwesenheitsvertretung?** Mit der Abwesenheitsvertretung kannst du einen Kollegen bestimmen, der deine Aufgaben übernimmt, wenn du abwesend bist (z.B. bei Urlaub oder Krankheit). Diese Funktion sorgt dafür, dass Arbeitsabläufe auch während der Abwesenheit reibungslos weiterlaufen. *** ## Wie aktiviere ich die Abwesenheitsvertretung? Bevor du und deine Mitarbeiter die Funktion nutzen können, muss sie einmalig aktiviert werden. ## Schritt 1: Gehe zu den Einstellungen Melde dich zunächst in deinem clockin-Konto an und öffne das Bürocenter. Über das **Einstellungsrädchen>** gelangst du über den Reiter **Funktionsverwaltung>** zu den verschiedenen Funktionen, die du in clockin aktivieren kannst. ![](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-09c0860c99be1e0cbbf3432f2a346ca8c806f0e3%2Fedc1e489a527a084.png?alt=media) ## Schritt 2: Aktiviere die Funktion Scrolle nach unten bis zum Menüpunkt **"Abwesenheitsvertretung"**. Aktiviere die Funktion, indem zu links neben dem Schriftzug auf die **Checkbox** klickst (diese wird blau mit einem weißen Haken). Vergiss nicht auf **"Speichern"** zu klicken! ![](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-639dff2d241476752fa2bdda07c10dfff5d25c70%2Fea9ec16c5201080f.png?alt=media) *** ## ## Wer kann als Vertretung zugewiesen werden? Standardmäßig sind alle Mitarbeiter der eigenen Abteilung als Vertreter hinterlegt. Du kannst auch andere Abteilungen und Mitarbeiter als mögliche Vertreter freigeben. Dazu wähle über den Menüpunkt **Mitarbeiter>** einen Mitarbeiter aus. Unter dem Reiter **Mitarbeiterdaten** findest du die Option "**Vertreter"**. Mit einem Klick darauf öffnet sich ein Dropdown-Menü, in dem du Abteilungen oder spezifische Kollegen auswählen kannst, die diesen Mitarbeiter vertreten dürfen. ![Vertretung](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-6e00ff273fa58485bc2b6f97fc9b6338f047d0c2%2Faacec77405820f5c.png?alt=media) {% hint style="info" %} **Hinweis**: Der ausgewählte Vertreter darf nicht zur selben Zeit eine eingetragene Abwesenheit haben. Ansonsten kann er nicht ausgewählt werden. {% endhint %} Tipp: Mit einem Klick auf **Tabelle anzeigen**, erhältst du eine detailliertere Übersicht. ![Vertretung2](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-3c46684758e9014ba86a5a18a926f476632e0e9c%2Ffffab1c15442028b.png?alt=media) *** ## ## Wie lege ich eine Abwesenheit mit festgelegter Vertretung an? Nachdem die Funktion aktiviert ist, kannst du im gleichen Schritt, in dem du deine Abwesenheit erstellst, auch direkt eine Vertretung festlegen. {% hint style="info" %} **Hinweis:** Wenn du lernen möchtest, wie du eine Abwesenheit anlegst, schaue gerne [in diesem Artikel](/mitarbeiter/mein-bereich/als-mitarbeitender-abwesenheiten-einreichen.md) nach. Dort erklären wir dir alles Wichtige. {% endhint %} Legst du nun eine neue Abwesenheit an, erscheint jetzt das zusätzliche Feld **"Vertreten durch"**. Mit einem Klick auf **"Vertreter auswählen"**, erscheinen alle möglichen Vertreter, die du auswählen kannst. ![](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-ec214778d48624e79969ae8d82a0c5098c6de2ee%2F324aaaeacc93acd9.png?alt=media) {% hint style="info" %} **Hinweis**: Zusätzlich kann in den **Mitarbeiterberechtigungen** festgelegt werden, ab wie vielen Tagen am Stück einer Abwesenheit deutlich darauf hingewiesen werden soll, dass der Mitarbeiter eine Vertretung auswählen sollte. {% endhint %} *** ## ## Wo wird in clockin angezeigt, wer den abwesenden Mitarbeiter vertritt? ## Meine Abwesenheiten Die Information "Vertreten durch" findest du dort, wo der Abwesenheitsantrag aufgerufen werden kann. Zum Beispiel erscheint die Information unter "**Meine Abwesenheiten**". ![](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-0746cbbc2eb349d6bdc150ec62e73012fc22487c%2Fcd4a680c11d261a9.png?alt=media) ## E-Mail Benachrichtigung Sowohl der ausgewählte Vertreter als auch der Vorgesetzte des abwesenden Mitarbeiters erhalten eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, in der über die Vertretung informiert wird. {% hint style="danger" %} **Hinweis**: Damit der Vorgesetzte und auch der Vertreter per E-Mail benachrichtigt werden kann, muss bei ihm eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. {% endhint %} *** --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://gitbook.clockin.de/mitarbeiter/mein-bereich/wie-kann-ich-eine-vertretung-in-clockin-festlegen-wenn-ich-eine-abwesenheit-einstelle.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.