> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://gitbook.clockin.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://gitbook.clockin.de/projekt/dokumentation-digitale-akte/wie-nutze-ich-die-gespraechsnotizen-fuer-meine-kunden-und-team-absprachen.md). # Wie nutze ich die Gesprächsnotizen für meine Kunden- und Team-Absprachen? In diesem Artikel erfährst du, wie du mit den KI-Gesprächsnotizen wichtige Absprachen, zum Beispiel auf der Baustelle oder im Büro, per Knopfdruck dokumentierst, Protokolle automatisch erstellen lässt In diesem Artikel findest du: * [*Deine Vorteile im Überblick*](#deinevorteile) * [*So funktioniert's*](#sofunktionierts) * [*So findest du die Aufnahme*](#sofindestdudieaufnahme) * [*Berechtigungen anpassen*](#berechtigungenanpassen) Deine Vorteile im Überblick: * **Fokus auf das Gespräch:** Du musst keine manuellen Notizen während des Termins machen. Die KI erstellt das Protokoll im Hintergrund, sodass du dich voll auf dein Gegenüber konzentrieren kannst. * **Dokumentation von Absprachen:** Getroffene Vereinbarungen werden schriftlich fixiert. Dies sorgt für eine verlässliche Nachweisbarkeit für beide Seiten und beugt Missverständnissen vor. * **Automatisierte Protokollführung:** Die zeitaufwendige Nachbereitung von Terminen entfällt, da das Gespräch direkt in strukturierte Textpunkte umgewandelt wird. * **Aufgabenerstellung:** Die KI identifiziert konkrete Aufgaben aus dem Gesprächsverlauf und fasst diese in einer übersichtlichen Liste zusammen. * **Informationsfluss zum Büro:** Alle Protokolle werden automatisch im Bereich Kommunikation im BüroCenter gespeichert. Wenn du unser Produkt "clockin Team Expert" nutzt kannst du die Gesprächsnotiz auch direkt deiner Projektakte hinzufügen. Das Büro-Team hat dadurch sofortigen Zugriff auf alle wichtigen Details. Finde hier mehr über die [👉 KI-Gesprächsnotizen](https://www.clockin.de/funktionen-von-clockin/ki-gesrpachsnotizen) heraus. ## So funktioniert's: ## Schritt 1: App öffnen + Gesprächsmodus starten Melde dich zunächst in deiner clockin-App an. Du hast, je nachdem welchen Produktumfang du mit clockin nutzt, zwei Möglichkeiten Gesprächsnotizen aufzunehmen: 1. Eine Allgemeine Dokumentation: Über den Pfeil auf der rechten Seite in der App kannst du ein Menü ausklappen, über welches du Gesprächsnotizen direkt beginnen kannst. ![App\_KI\_Feature\_Home\_iPhone](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-902dd6d7dc93a58dd0960ba24cbc293e14d9b8b4%2F37016bd527c2e90a.png?alt=media) 2. Direkt im Projekt: Wähle das **Projekt** aus, in welchem du arbeitest. Klicke schließlich auf das "**Gesprächsnotiz**"-Feld, welches in dem Screenshot unten zu sehen ist. ![projektdetails (1)-1](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-7c9a552ef704e15c3617e219ef3548a8c54caaa2%2F7fbd83be2fc12e6b.png?alt=media) ## ## Schritt 2: Aufnahme starten Nun öffnet sich die Gesprächsnotiz-Funktion. Mit Klick auf den roten **Aufnahme-Button** startest du die Gesprächsaufnahme. ## ![aufnahme (1)](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-aaa1bdb0b1b3d5fa01949eb502800c4839b03064%2Fd068561635e08a74.png?alt=media) ## Schritt 3: Zusammenfassung prüfen und freigeben Sobald du die Aufnahme stoppst, beginnt die KI im Hintergrund sofort mit der Arbeit und bringt Struktur in eure Unterhaltung. Sie filtert deine gesprochenen Sätze, korrigiert Grammatikfehler und wandelt Umgangssprache automatisch in professionelles deutsches Fachvokabular um. Im Anschluss erhältst du eine kurze, übersichtliche Zusammenfassung sowie ein Transkript aller erkannten Informationen. Du musst nur noch kurz prüfen, ob alles stimmt – falls die KI doch mal etwas falsch verstanden hat, kannst du es ganz einfach korrigieren und die Daten dann mit einem Klick auf "**Abschicken**" freigeben. ![Group 10693468 (1)](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-3098e563b2be34420748756f3bcbfb634bce5c6e%2Ff021d8eeb67c1eb0.png?alt=media) ![transkript (1)](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-7c3c347be99150e63fd84c5f42f0c063a2a2b48d%2F0b68ee47593e3c74.png?alt=media) {% hint style="info" %} **Hinweis**: Die Dauer der Gesprächsnotiz ist auf 60 Minuten begrenzt. {% endhint %} {% hint style="warning" %} **Hinweis**: Wenn du aktiv dein Smartphone sperrst, dann wird die Aufnahme beendet. {% endhint %} {% hint style="info" %} **Hinweis**: Sollte einmal keine Internetverbindung bestehen, dann wird die Aufnahme zwischengespeichert. Es wird dann zu einem späteren Zeitpunkt erneut versucht die Aufnahme hochzuladen, so dass sie auch im BüroCenter verfügbar ist. {% endhint %} ## So findest du die Aufnahme: Du hast, je nachdem welchen Produktumfang du mit clockin nutzt, zwei Möglichkeiten Gesprächsnotizen im BüroCenter zu verwalten: 1. Im Kommunikationsbereich: Im BüroCenter findest du auf der linken Seite den Menüpunkt **Kommunikation**. Im Unterpunkt "**Gesprächsnotizen**" werden alle deine aufgenommenen Gesprächsnotizen aufgelistet. Weitere hilfreiche Informationen findest du auch in diesem Artikel: [*➡ Was ist der Kommunikationsbereich?*](/projekt/dokumentation-digitale-akte/was-ist-der-kommunikationsbereich.md) 2. Direkt im Projekt: Wenn du das Gesprächsnotiz direkt in einem Projekt aufgenommen hast, findest du die Gesprächsnotiz unter dem Menüpunkt **Projekte** in der jeweiligen **Projektakte**. Dort hast du jederzeit Zugriff auf die ursprüngliche Sprachaufnahme, das automatisch erstellte Transkript sowie alle daraus abgeleiteten Aufgaben. ![Bildschirmfoto 2026-03-03 um 09.37.09](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-c4f51e2326979b9d4621cbb1a10803c56266c13d%2F342613e26493bf05.png?alt=media) ## Berechtigungen anpassen Wenn du die Gesprächsnotizen nutzt, dann ist Standardmäßig die Berechtigung für die Funktionsnutzung **bei allen Nutzern aktiviert**. Wenn du bei einzelnen Mitarbeitern nicht möchtest, dass sie die Gesprächsdokumentation nutzen, dann kannst du das ganz einfach direkt in den Berechtigungen anpassen: Öffne den **Mitarbeiter > Berechtigungen** und gehe nach unten bis zu **"Berechtigungen in der App".** Dort kannst du das Häkchen bei "**Gesprächsnotizen (KI) erstellen**" entfernen und die Änderungen speichern. ![Bildschirmfoto 2026-05-05 um 10.33.10](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-45eb6a5163721d8989b7573f4c1d81960fe674a0%2Fd7e2a573343f35cd.png?alt=media) --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://gitbook.clockin.de/projekt/dokumentation-digitale-akte/wie-nutze-ich-die-gespraechsnotizen-fuer-meine-kunden-und-team-absprachen.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.