> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://gitbook.clockin.de/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://gitbook.clockin.de/sonstiges/zusatzfunktionen-technik/wie-nutze-ich-den-telefonassistenten.md). # Wie nutze ich den Telefonassistenten? In diesem Artikel erfährst du, wie du den Telefonassistenten einrichtest und die aufgenommenen Kundenanliegen im Kommunikationsbereich effizient verwaltest. {% hint style="info" %} **Hinweis**: [Den Telefonassistenten kannst du als zusätzliches Feature direkt im clockin-Shop dazu buchen. Mehr Informationen findest du auch hier.](https://www.clockin.de/funktionen-von-clockin/ki-telefonassistent) {% endhint %} Mit dem Telefonassistenten hast du dein digitales Vorzimmer immer mit dabei. Sobald du die Funktion buchst, erhältst du eine eigene Rufnummer, die du ganz einfach als Umleitung hinterlegen kannst. Von nun an übernimmt eine smarte KI deine Anrufe, falls du gerade nicht persönlich rangehen kannst. Der Assistent begrüßt deine Anrufer professionell, fragt alle wichtigen Eckdaten ab und nimmt das Anliegen für dich auf. Das Beste daran: Du musst nichts mitschreiben! Alle Informationen landen automatisch im Bereich **Kommunikation**, sodass du die wichtigsten Details sofort griffbereit hast und strukturiert abarbeiten kannst. In diesem Artikel: * [*Das Wichtigste auf einen Blick*](#daswichtigsteaufeinenblick) * [*Die Einrichtung*](#dieeinrichtung) * [*Die Nutzung*](#dienutzung) * [*Übersicht Anrufe*](#uebersichtanrufe) * [*Anruf-Status ändern*](#anrufstatusaendern) * [*Anruf bearbeiten*](#anrufbearbeiten) * [*E-Mail Benachrichtigungen*](#EMailBenachrichtigungen) ## Das Wichtigste auf einen Blick: * **Lückenlose Erreichbarkeit:** Deine Kunden landen nie wieder in der Warteschleife oder bei einem besetzten Zeichen. * **Automatisierte Dokumentation:** Relevante Daten werden direkt abgefragt und für dich gespeichert. * **Fokus auf das Kerngeschäft:** Du wirst nicht mehr bei der Arbeit unterbrochen und entscheidest selbst, wann du zurückrufst. ## Die Einrichtung Um den Telefonassistenten bestmöglich zu nutzen, muss dieser zu Beginn einmal eingerichtet werden. Öffne unter dem Menüpunkt "**Kommunikation**" den Unterpunkt "**Anrufe**" (1). In der Übersicht hast du oben rechts die Option "**Telefonassistenten konfigurieren"** (2). ![Bildschirmfoto 2026-03-31 um 10.07.29](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-e57b0b4aa8554cc8782bdb10db8abd66803d4d42%2Fb8d87be1d4bf42d4.png?alt=media) In der Konfiguration des Telefonassistenten hast du nun die Möglichkeit ihn so einzustellen, wie du ihn für deinen Arbeitsalltag benötigst: 1. Hier findest du deine **zugewiesene Rufnummer.** Stelle am besten eine Weiterleitung von deiner Rufnummer auf diese ein. 2. Gib an, wie der Telefonassistent dein **Unternehmen nennen** soll. Er wird dies zur Begrüßung nutzen. 3. Sollen Anrufer am Telefon mit **"Sie**" oder "**Du**" angesprochen werden? 4. Welche **Daten** sollen am Telefon abgefragt werden? Hier hast du über den Schieberegeler die Möglichkeit die Voreingestellten Daten (Kontaktperson, Anliegen, Adresse, Gewünschte Rückrufzeiten) abzuwählen. ![Bildschirmfoto 2026-03-31 um 10.08.11](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-09280e69f25859239b46cdd0f0ab65b0bc2ac131%2F853f0ef0c5026dfd.png?alt=media) Außerdem kannst du unten über "**+ Eintrag hinzufügen**" die Möglichkeit weitere für dich wichtige Informationen abzufragen. Dies kannst du als **Frage** oder als **Aussage** einstellen. Aussagen kannst du bspw. nutzen, um deinen Kunden Informationen zukommen zu lassen (wie beispielsweise Rückrufzeiten oder allgemeine Informationen) ![Bildschirmfoto 2026-05-22 um 09.34.25](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-a403d4f2f95d3fa4fa6ee38a8325920978c57cc6%2F853e829fc12ef221.png?alt=media) Über die sechs Punkte vorne kannst du die **Reihenfolge** der Fragen deinen Wünschen entsprechend anpassen. {% hint style="success" %} **Tipp**: Wenn du mit deiner Konfiguration zufrieden bist, speichere diese oben rechts ab und rufe deinen neuen Telefonassistenten einfach einmal an um ihn auszuprobieren. {% endhint %} ## {% hint style="danger" %} **Achtung!** Wenn deine Testphase ausläuft und du den Telefonassistenten nicht innerhalb dieser Phase gebucht hast, wird die Rufnummer wieder freigegeben. Solltest du dich zu einem späteren Zeitpunkt für den Telefonassistenten entscheiden, erhältst du eine neue Rufnummer. Bitte denke außerdem daran deine Weiterleitung wieder zu deaktivieren bzw. bei späterer Buchung neu einzurichten. {% endhint %} ## Die Nutzung Wenn der Telefonassistent eingerichtet wurde und die du Weiterleitung auf die dir zugewiesene Rufnummer eingestellt hast, ist der Assistent auch schon bereit Anrufe entgegenzunehmen. ## Übersicht "Anrufe" Unter dem Menüpunkt "**Kommunikation**" findest du den Bereich "**Anrufe**". Diese Ansicht ist in zwei Bereich aufgeteilt: 1. In der obersten Zeile findest du verschiedene **Filtermöglichkeiten**. Du kannst nach Begriffen, Status (offen, abgeschlossen, archiviert), Dringlichkeit und Datum filtern.\ \\ 2. Im unteren Bereich werden dir die **Anrufe in Listenform** angezeigt mit den wichtigsten Informationen auf einen Blick: Status, Thema, Dringlichkeit, Kontakt, Datum, Dauer des Anrufes. ![Bildschirmfoto 2026-03-31 um 11.04.16](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-43334bd343ceb7e1577caba5c2bbb3b18e891ea6%2Fffafb7ef5b3725f5.png?alt=media) ## Anruf-Status ändern Eingegangene, noch nicht bearbeitete Anrufe haben den **Status "offen"**. Um den Überblick nicht zu verlieren kannst du, sobald du den Anruf nachbearbeitet hast, den Status ändern. Wähle dafür vorne mit einem Häkchen den entsprechenden Anruf aus und wähle dann eine der oben stehenden Optionen (abschließen, öffnen, archivieren). ![Bildschirmfoto 2026-03-31 um 11.11.43](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-17c9cfcf3e8f6adf7d569b0500d4d614a284b8dc%2Fcea6f4bfbace6044.png?alt=media) Du hast auch die Möglichkeit nach Status zu filtern. ## ## Anruf bearbeiten Mit Klick auf einen Anruf in der Übersichtsliste öffnest du die **aufgenommenen Informationen**. Hier findest du alles, was der KI-Assistent während des Telefonates erfahren hat. Unten hast du außerdem eine **Zusammenfassung** des Gesprächs sowie die Aufnahme als **Audio-Datei.** Die Dringlichkeit kannst du im Nachgang noch anpassen. Wenn du **Projekte** in clockin nutzt kannst du den Anruf auch direkt einem angelegten Projekt hinzufügen. Ist der Anruf erledigt kannst du auch hier direkt den "**Vorgang abschließen**", wodurch sich der Status von "offen" auf "abgeschlossen" setzt. Dies kannst du jederzeit wieder rückgängig machen. ![Bildschirmfoto 2026-03-31 um 10.14.47](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-b212ae7def2173b686f9d69ac2544aa21e42e577%2F49f741f0c244c6b7.png?alt=media) ## E-Mail Benachrichtigungen Wenn ein Anruf von deinem Telefonassistenten angenommen wurde, dann wirst du per E-Mail darüber benachrichtigt. So bekommst du schneller mit, dass jemand versucht hat euch zu erreichen: ![Bildschirmfoto 2026-07-24 um 07.39.10](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-020a2a57795fe2fd774c15ad62b6d45a6eba2f9a%2Fd66b5ddac1fe4103.png?alt=media) Die Benachrichtigung kannst du in deinem Profil jederzeit auch ausstellen, in dem du das blaue Häkchen bei "Neue Anrufe" entfernst und die Änderung dann speicherst: ![Bildschirmfoto 2026-07-24 um 07.39.53](https://4118039830-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2Ft0MNJkGBNV4pjq5KfaXa%2Fuploads%2Fgit-blob-87c12cc2aaca4117f79fe044016ba6ecdc38a823%2F8bcf98e5edcfbfeb.png?alt=media) \\ --- # Agent Instructions This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com. ## Querying This Documentation If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation by asking a question. Perform an HTTP GET request on the following URL with the `ask` and `goal` query parameters: ``` GET https://gitbook.clockin.de/sonstiges/zusatzfunktionen-technik/wie-nutze-ich-den-telefonassistenten.md?ask=&goal= ``` `ask` is the immediate question: it should be specific, self-contained, and written in natural language. `goal` is what the user is ultimately trying to achieve, the reason they need the answer. Sharing it helps GitBook give you a better, more relevant answer. A goal is most helpful when it describes the outcome the user wants rather than restating the question. For example, with `ask=how do I create an API token`, a goal like `automate deployments from our CI pipeline` lets GitBook tailor the answer to that use case. The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation. Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.